Praktijk Kijk Mij (PKM) respecteert uw privacy en al uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Wij leggen graag uit hoe we dat doen. Deze Privacyverklaring geldt per 25 mei 2018 en vervangt eventuele eerdere verklaringen.

Algemene Verordening Gegevensbescherming
De verwerking van persoonsgegevens geschiedt altijd op een manier die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, hierna AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stelt.

Algemeen
Voor het leveren van onze diensten aan klanten is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens verwerken wij in software van geselecteerde partners. Wij verkopen of verstrekken uw gegevens nooit aan derde partijen. We zullen uw gegevens alleen delen:

• Om op uw verzoek diensten te kunnen leveren.
• In geval van (juridisch) onderzoek bij illegale activiteiten, veronderstelde fraude, mogelijke bedreiging van fysieke veiligheid en welzijn van andere personen, schending van de Algemene Voorwaarden, of als PKM hierom wordt verzocht door een rechtbank.
• In geval van een overname door of samenvoeging met een ander bedrijf. In dit geval wordt u hiervan tijdig op de hoogte gesteld voordat dit aan de orde is.

Interne Toezichthouder
Wij hebben een interne toezichthouder aangesteld die de verwerking van persoonsgegevens  behandeld : de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) genoemd. De FG houdt binnen de organisatie toezicht op de toepassing en naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.De taken houden onder meer in;

• toezicht houden;
• inventarisaties van gegevensverwerkingen maken;
• meldingen van gegevensverwerkingen bijhouden;
• vragen en klachten van mensen binnen en buiten onze organisatie afhandelen;
• interne regelingen ontwikkelen;
• adviseren over technologie en beveiliging (privacy bij design);
• input leveren bij het opstellen of aanpassen van een gedragscode.
•  

Verwerking van persoonsgegevens van ouders en leerlingen 
PKM verwerkt persoonsgegevens van leerlingen en ouders. Dit is nodig in het kader van dienstverlening rondom behandeling en het afnemen van diagnostisch onderzoek in verband met leer- en gedragsvraagstukken.

Externe leveranciers

Voor de levering van diensten rondom diagnostiek zet PKM software en andere dienstverlening in van externe leveranciers (testuitgevers en leveranciers van methoden) om tot bevindingen en conclusies te kunnen komen over prestaties, vermogens en eigenschappen van leerlingen en om te kunnen behandelen. Onze adviezen, ondersteuning en aanpak zijn gebaseerd op de uitkomsten van deze gestandaardiseerde tests, vragenlijsten en methoden. In nagenoeg alle gevallen daarbij is het nodig om de ingevulde tests en vragenlijsten met persoonlijke informatie in te dienen bij de betreffende uitgever om de genormeerde uitslagen (die wij verwerken tot adviezen) retour te kunnen ontvangen.

De betreffende externe leveranciers zijn;

• BOOM testuitgevers (NIO-NDS-LMT-CB&WL- SVT)
• De Rijnlandse school (NSCCT)
• Pearson- Q global (WISC-V-NL) vanaf 2019
• 678 Onderwijs Advies (Drempelonderzoek)

De bij deze externe partijen door ons aangeleverde informatie bestaat uit;

• Persoonsgegevens leerling (naam, geboortedatum, geslacht, groep, woonplaats)
• Ingevulde antwoorden capaciteitentest en/of gedragsvragenlijsten

Het aanleveren van deze informatie is per methode verschillend. In de meeste gevallen gebeurt dit via een beveiligde webomgeving en in andere gevallen (NSCCT/ Drempelonderzoek) gaat dat nog via de reguliere post.

De door leerlingen ingevulde oorspronkelijke vragenlijsten en tests worden door ons (digitaal) bewaard in de betreffende systemen zoals aangeleverd door de leverancier, evenals eventueel door de ouders en de school ingevulde vragenlijsten over de leerling. Indien er sprake is van ‘paper and pencil’ afname, dan worden de antwoordbladen door ons bewaard in een speciaal voor dit doel afgesloten kast in een afgesloten ruimte.

PKM maakt zich sterk om met al deze leveranciers duidelijke afspraken te maken over vertrouwelijkheid, privacy en beveiliging – bij voorkeur vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Wij voeren hier actief beleid voor. In de zin van de wet zijn deze leveranciers verwerker en is PKM verwerkingsverantwoordelijke.

Door ons zelf opgestelde adviesrapportage en onderzoeksverslag
De uitslagen van de diverse test en vragenlijsten worden door PKM verwerkt tot schriftelijk vastgelegde (handelings)adviezen. Deze rapportages bevatten behalve persoonsgegevens (naam, geboortedatum) ook de samenvattende uitkomsten van de diverse (deel) tests en vragenlijsten. PKM verwerkt gegevens van leerlingen en soms ouders en de school en is voor die gegevensverwerkingen verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

De onderzoeksverslagen worden door ons verwerkt in MS Word en bewaard op een beveiligde computer en digitale opslag in een afgesloten kluisje in een af te sluiten ruimte.
Onderzoeksverslagen worden uitsluitend op papier aangeleverd. Rapportage van derde partijen (verwerkende leveranciers) kunnen in overeenstemming met de opdrachtgever digitaal opgenomen worden in PDF vanuit de beveiligde omgeving van betreffende partij.
Onderzoeksgegevens worden, conform schriftelijke toestemming vooraf van ouders aan de school, verstrekt aan beiden tijdens een adviesgesprek.
In geval van de gegevens van de NIO, NSCCT en Drempelonderzoek worden onderzoeksgegevens, conform schriftelijke toestemming vooraf van ouders aan de school, eerst verstrekt aan de opdrachtgever.
Zonder schriftelijke toestemming vooraf, worden geen gegevens van leerlingen verstrekt, conform de NVO en de NIP beroepscode.
De onderzoeksverslagen en de daarbij behorende ingevulde testformulieren en uitslagen worden door ons tot drie jaar na oplevering bewaard (bewaartermijn)en daarna vernietigd, evenals de bij het onderzoek behorende achterliggende informatie (ingevulde testformulieren en vragenlijsten).

Verwerking van persoonsgegevens opdrachtgever (administratie en marketing)
Om bepaalde administratieve handelingen te kunnen verrichten (financiële administratie en facturatie), alsmede om opdrachtgevers en partners te informeren over beleidszaken e.d., heeft PKM een aantal gegevens nodig van de opdrachtgever (veelal de school, soms ook andere instellingen of ouders). In dit kader verwerkt PKM de volgende gegevens:

• Persoonsgegevens contactpersoon (aanhef, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie)
• Contactgegevens contactpersoon (e-mail, werkadres, werktelefoon)
• Contactgegevens organisatie (naam, adres, bankrekeningnummer)

PKM verwerkt gegevens van haar klanten en is voor die gegevensverwerkingen verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Relatiebeheer 
PKM beheert de relatiegegevens ten behoeve van persoonlijk contact en administratieve doeleinden. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

• Voornaam,
• Achternaam,
• E-mailadres,
• Telefoonnummer,
• Organisatie,
• Correspondentie. 
•  

Actief beveiligings- en privacybeleid

PKM voert een actief beveiligings- en privacybeleid. Dat naast het benoemen van een interne FG onder andere bestaat uit de volgende onderdelen;

• Alle personen die namens PKM van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We anonimiseren en zorgen voor encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• We maken back-ups van gegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn zich bewust van het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Uw rechten

U heeft als cliënt recht op inzage in de informatie die in het dossier van uw kind is opgenomen. Mocht u in het dossier feitelijke onjuistheden aantreffen, dan kunt u ons vragen om deze informatie te wijzigen of aan te vullen. Bent u het niet eens met de informatie die in het dossier is opgenomen, dan kunt u ons verzoeken een eigen verklaring (uw mening) aan het dossier toe te voegen. Ook heeft u het recht ons te verzoeken om vernietiging van (delen uit) het dossier van uw kind. In principe gaan wij in op uw verzoek; als wij menen dat daarmee de belangen van uw kind of van anderen  worden geschaad, kunnen wij uw verzoek (gedeeltelijk) afwijzen.